Collective Notebook

Mit dem Collective Notebook auf den Ideen anderer aufbauen!

Wie kann man das ganze Team besser in die Ideenentwicklung einbeziehen und es für die Teammitglieder leichter machen, auf den Ideen Anderer aufzubauen?

Wie wäre es mit einem gemeinsamen Notizbuch? Ja, richtig gehört. Ein Notizbuch für’s ganze Team. Dahinter steckt die Idee, dass Ideen häufig alleine weiterentwickelt werden, wenn der Körper in den Ruhemodus kommt oder etwas ganz Anderes macht, was oft in der Freizeit passiert. Dann soll das Teammitglied die Möglichkeit haben, die Idee nieder zu schreiben. Und zwar in das gemeinsame Notizbuch.

In der ursprünglichen Version des collective notebook handelt es sich um ein echtes, physisches Notizbuch. Eine Variante ist das virtuelles collective notebook, was für standort- und sogar länderübergreifende Teams große Vorteile bietet. Die im weiteren Verlauf beschriebenen Prinzipien gelten natürlich auch für die virtuelle Variante.

Wie funktioniert das collective notebook konkret?

In einem Kick-Off-Termin legt das Team die Fragestellung fest. Also zum Beispiel „Wie können wir im Unternehmen ein Wissensmanagement einführen und etablieren?“. Dazu wird auch ein gemeinsames Team-Verständnis geschaffen, also was das Team unter dem Thema versteht und was nicht Bestandteil sein soll. Ausserdem wird festgelegt, wie lange die anschließende Phase der Ideensuche dauern soll.

Tipp: Der Zeitraum sollte nicht länger als vier Wochen andauern, da sonst die Dynamik und Motivation verloren geht.

Jetzt gibt es drei Varianten für das collective notebook:

Variante 1:

Es gibt ein Notizbuch, welches nach drei bis vier Tagen immer an ein anderes Teammitglied weitergereicht wird. In dieses Notizbuch wird auf der ersten Seite noch einmal die Fragestellung notiert. Jedes Teammitglied kann die Einträge der Vorgänger ergänzen oder weiterentwickeln. Nach einem Zeitraum von drei bis vier Wochen kommt das ganze Team zusammen und wertet die Einträge gemeinsam aus. Der Nachteil ist hier, dass ich als Teammitglied „warten“ muss, bis das collective notebook bei mir ankommt.

Variante 2:

Es gibt ein Notizbuch, welches an einer für das Team gut erreichbaren Stelle ausgelegt wird. Dies kommt der virtuellen Variante am Nächsten. Jedes Mitglied kann dann im besten Fall täglich seine Ideen reinschreiben und die der anderen Mitglieder lesen und ergänzen.

Variante 3:

Jedes Teammitglied erhält ein Notizbuch, welches am Besten täglich mit Ideen gefüllt wird. Damit aber der kollaborative Ansatz nicht verloren kann, können die Notizbücher untereinander ausgetauscht werden oder die Teammitglieder treffen sich unter der Laufzeit in kleinen Unterteams oder nur zu zweit und tauschen ihre Ideen aus.

Wenn die Zeit für die Ideensuche vorbei ist, trifft sich das Team zur Auswertung. Je nach gewählter Variante kann diese unterschiedlich aussehen und mehr oder weniger Zeit in Anspruch nehmen. Als Abschluss können mehrere Konzeptvorschläge stehen, die das Team danach detaillierter gemeinsam oder in Teilteams ausarbeitet.

Regeln:

Wie beim Brainstorming ist Kritik während der Ideenfindungsphase nicht erlaubt.
Der Ablauf und die Zeitdauer der Ideensuche muss von vorneherein klar festgelegt werden.
Die Mitglieder sollten dazu animiert werden, wenigstens eine Idee pro Tag beizusteuern.
Im collective notebook darf gezeichnet, skizziert und ausprobiert werden. Auch das Reinkleben von Zeitungs- oder Fachartikeln ist erlaubt.

Vorteile:

Ideen entstehen nicht auf Knopfdruck, sondern häufig durch die längere Beschäftigung mit einem Thema. Diese Methode unterstützt diesen Aspekt.
Die Ideen können bereits ausgefeilter und detaillierter sein, weil mehr Zeit für die intensive Auseinandersetzung vorhanden ist.
„Stille“ Teammitglieder können sich genauso intensiv einbringen.
Die Ideenfindungsphase kann besser in das Tagesgeschäft der Mitarbeiter integriert werden, da diese die Ideen dann aufschreiben können, wenn es für sie zeitlich passt.
Bei der virtuellen Variante ist die örtliche Unabhängigkeit ein großer Vorteil.

Nachteile:

Die Ideensuche zieht sich über mehrere Wochen, dies kann die Motivation reduzieren.
Je mehr Teammitglieder, desto unübersichtlicher kann das collective notebook werden.

Fazit:

Diese Methode kann gut eingesetzt werden, wenn kein Zeitdruck besteht und ist sehr gut geeignet für komplexe Fragestellungen. Das collective notebook funktioniert sehr gut mit kleineren Teams, da bei großen Teams der Auswertungsaufwand relativ hoch sein kann. Die größte Herausforderung für den Moderator besteht darin, das Team zu unterstützen, wenn der Ideenfluss ins Stocken gerät.