Kanban - kurz erklärt

Kanban wurde bereits 1947 bei Toyota entwickelt, um den Produktionsprozess von Automobilen effizienter zu gestalten.

Die Grundidee: Alle Teammitglieder sollten möglichst konstant ausgelastet sein, zugleich aber flexibel auf Veränderungen reagieren und die Arbeitsprozesse kontinuierlich verbessern können.

Erreicht wird diese Kombination von konstanter Auslastung und Flexibilität, indem die Arbeitslast transparent dargestellt wird. Auf dem Kanban-Board trägt man in drei Spalten alle Aufgaben ein: „Zu tun“, „In Arbeit“ und „Erledigt“. In der Spalte „In Arbeit“ dürfen nicht mehr als zwei Kärtchen pro Teammitglied stehen. Auf diese Weise sehen alle Beteiligten auf einen Blick, welche Aufgaben sich in der Warteschleife befinden und welche aktuell vorangetrieben werden.

Wenn sich Prioritäten ändern oder neue Anforderungen hinzukommen, werden diese je nach vorhandener Kapazität in Angriff genommen. Bei dringenden Anliegen kann eine Aufgabe, die bereits in Arbeit ist, zugunsten der wichtigeren nochmals zurückgestellt werden.

Das Visualisieren von Aufgaben in einem übersichtlichen, geordneten Board hat neben der eigentlichen Steuerungsfunktion auch eine nicht zu unterschätzende psychologische Wirkung: Alle haben stets das gesamte Projekt vor Augen und sehen, wie es voranschreitet. Damit erzeugt Kanban eine hohe Eigenmotivation im Team und fördert den Zusammenhalt.

• Teams entscheiden eigenständig, welche Aufgaben sie als Nächstes in Angriff nehmen („Pull-Prinzip“).
• Der persönliche Austausch in Form kurzer Meetings ist die zentrale Kommunikationsform.
• Konzentration auf eine beschränkte Anzahl von Aufgaben anstatt von Multitasking. 
• Im Vordergrund steht das Ziel, funktionierende Produkte wie zum Beispiel Software-Versionen schnell und in kurzen Abständen auszuliefern.
• Mittels Meetings und Boards wird der Arbeitsprozess transparent gemacht, sodass er laufend optimiert werden kann.

Kanban verwendet einen kontinuierlichen Arbeitsfluss über das gesamte Projekt hinweg. Das Team bewegt sich in einem permanenten, gleichbleibenden Strom von Aufgaben. Das Kanban-Board bleibt von Anfang bis Ende des Projekts bestehen.

In Kanban wird anhand der verfügbaren Arbeitskapazität entschieden, ob die neue Aufgabe sofort oder erst später in Angriff genommen werden soll. Gegebenenfalls wird man eine aktuelle Aufgabe „In Arbeit“ vorerst zurückstellen, falls etwas Dringendes ansteht.