Mit der Team Synchro Map zum Dream-Team!

Ein „alter Hase“ aus dem Projektmanagement hat mir einmal gesagt, dass Projekte meistens nicht deswegen scheitern, weil die falschen Tools oder Methoden eingesetzt werden. Sondern weil „weiche“ Faktoren also zum Beispiel Kommunikation, Teamwork, unklare Rollen und falsche Erwartungen den Erfolg verhindern. Das hört sich jetzt vielleicht ein bisschen langweilig an. Aber Du musst Dir das mal auf der Zunge zergehen lassen, was das eigentlich heißt. Es werden Tausende von Euros in Projekte investiert, Ressourcen freigeschaufelt, Software gekauft, Projektpläne erstellt, Kosten kalkuliert usw. Und dann scheitert es an Menschen! Echt jetzt? Nein, natürlich nicht am Menschen an sich. Aber an der Zusammenarbeit.

Und jetzt kommt’s: Und wieviel Zeit investiert ein Projektteam in sich selbst, ins Team, damit das nicht passiert? Niente, nada, nothing! Wow! Ich glaube, man muss kein Betriebswirt sein um zu kapieren, dass da irgendwas nicht ganz stimmen kann. Warum ist das so? Naja, ganz einfach. Weil wir Profis sind. Und Profis brauchen so etwas nicht. Profis können professionell zusammenarbeiten. Immer und mit jedem und in jedem Thema.

Ah, jetzt habe ich glatt etwas vergessen: In ganz professionellen Projektteams gibt es doch etwas für die Zusammenarbeit: Die Teamregeln! Jawohl. Da nimmt man sich anfangs 10 Minuten Zeit und legt fest, wie man als Team zusammenarbeiten will. Dann fotografiert man das Whiteboard ab und legt das Foto im Projektordner ab. Im besten Fall kann man es im Projektraum hängen lassen. Das passiert aber eher selten, weil auch noch andere Kollegen und Kolleginnen den Raum nutzen. 

Ich denke, ja. Aber man muss ein wenig Zeit investieren. Die erwähnten Teamregeln sind ein kleiner Bestandteil davon, aber eben nur ein kleiner. Es geht um die Entwicklung einer Team-Mission, einer gemeinsamen Identität, um gemeinsame Werte, um die Bedürfnisse und Ziele der Einzelnen und des Teams insgesamt, um Hindernisse und den weiteren Umgang damit, Stärken und Schwächen. Es geht darum zu erfahren, was bei jedem Teammitglied unter dem berühmten „Eisberg“ verborgen ist. Aber eben im Vorfeld und nicht erst, wenn es kracht oder im schlimmsten Fall zu spät ist.

1. Am Besten in einem moderierten Team-Synchro-Workshop.  
2. Als visuelles Hilfsmittel hilft Dir die Team Synchro Map. Du kannst diese Vorlage (am Besten in A0) für Deinen Team-Synchro-Workshop nutzen.
3. Wichtig ist, dass die Teilnehmer im Vorfeld oder zu Beginn des Workshops zunächst alleine und in Ruhe bestimmte Felder für die Team Synchro Map vorbereiten können.
4. Dann geht es erst in die gemeinsame Arbeit.
5. Die Erkenntnisse, die auf der Team Synchro Map zusammengetragen werden, werden dann weiter bearbeitet z. B. wie gehen wir mit den Gefahren/Hindernissen um.
6. Von der Zeit her, sollte man nicht durchhetzen, aber auch kein „Riesenhype“ daraus machen. Ein Workshop z. B. am Vormittag und dann ein gemeinsames Mittagessen reicht in der Regel aus.  
7. Der Team-Synchro-Workshop sollte nach dem eigentlichen Projekt-Kick-Off erfolgen.
8. Teilnehmerkreis: Alle, die zum Projektteam gehören.

Es kommt darauf an! Ich gebe Dir einfach mal eine kleine Checkliste an die Hand. Je mehr Punkte, Du mit „Ja“ beantworten kannst, desto mehr rate ich Dir zu einem solchen Workshop.

• Die zukünftigen Teammitglieder kennen sich nicht oder nur zum Teil.
• Das Projektziel ist unklar, weil es sich z. B. um ein Innovationsprojekt handelt.
• Die zu erbringenden Aktivitäten sind unklar.
• Es ist geplant, agile Arbeitsprinzipien umzusetzen. Dazu gehört, dass das Team autonom und selbstorganisiert arbeiten wird.
• Es gab bereits im Vorfeld irgendwelche Störungen zwischen Teammitgliedern, z. B. aus vergangenen Projekten oder Konkurrenzsituationen. Diese Info steht den Leuten natürlich nicht auf der Stirn geschrieben. Da musst Du dich als Projektleiter vorher ein bisschen umhören.

Wenn Du dir nicht sicher bist, wie ein Team-Synchro-Workshop bei Deinem Projektteam ankommt, weil es noch nie jemand so gemacht hat, dann sei Dir sicher, Du bist auf einem guten Weg!